1. Laminowanie (laminowanie)
Co to jest laminowanie?
Laminowanie (zwane również laminowaniem) polega na umieszczeniu dokumentów w filmie laminującym, a następnie użyciu laminatora do ogrzewania i dociśnięcia ich, „uszczelniania” papieru wewnątrz filmu. Ta metoda jest wodoodporna, odporna na zmarszczkę - i łza -.
Odpowiednie typy dokumentów:
Certyfikaty, nagrody
Karty pracowników, pozwolenia na pracę
Menu, materiały treningowe
Zalety:
Wodoodporny, odporny na plam -
Silniejszy, bardziej wyrafinowany wygląd
Niski koszt i łatwy w użyciu
2. Foldery plików i organizatorzy plików
Istnieje wiele rodzajów folderów plików:
Dwa segregatory pierścieniowe - / trzy -
Torby Ziplock
Wstaw organizatorów plików
Odpowiednie typy dokumentów:
Raporty, umowy, zasady i przepisy
Materiały projektowe, minuty spotkań
Wszystkie rodzaje dokumentów papierowych A4
Zalety:
Wyraźna klasyfikacja i łatwe składanie
Wielokrotnego użytku
Niedrogi koszt i różnorodne style
3. Skanowanie elektroniczne i kopie zapasowe
Opis metody:
Użyj skanera lub kamery, aby przekonwertować dokumenty papierowe na wersje elektroniczne i zapisać je na serwerze chmurowym, dysku USB lub serwerze firmy. Zalecane połączenie:
Podwójny papier i magazyn elektroniczny
Zaszyfrowane kompresowane pliki, kontrola dostępu
Zalety:
Zapobiega stratom i uszkodzeniu
Łatwe do znalezienia i udostępnienia
Oszczędzanie przestrzeni papierowej
4. Wodoodporne torby na pliki/torby ognioodporne
Nadaje się na:
Noszenie ważnych dokumentów w podróży
Przechowywanie długich dokumentów terminowych -
Zalety:
Wodoodporny i ognioodporny materiał
Mocna pieczęć na zamek błyskawiczny
Niektóre z zamkami kombinacji dla dodatkowego bezpieczeństwa
5. Zapieczętowane torby/pudełka
Używa:
Nadaje się do przechowywania dokumentów kategorowanych w kategorii ciężkich lub wielu -, takich jak umowy, dokumenty klienta i pliki personelu.
Cechy:
Duża pojemność
Można oznaczyć i podzielić na kategorie
Różne materiały: papier, plastik, tkanina Oksfordu itp.
6. Niszczenie poufnych dokumentów
Oprócz ochrony dokumentów ważne jest również, aby nauczyć się je bezpiecznie niszczyć. Poufne lub prywatne dokumenty firmy nie powinny być odrzucane beztrosko; Powinny być strzępione.